会计凭证是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明,是登记账簿的依据,也是属于会计档案的组成部分之一。
会计档案除会计凭证外,还有会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,这些资料都是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据,属于单位的重要经济档案,是检查企事业单位过去经济活动的重要依据,也是国家档案的重要组成部分。
企业需要依照《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)等相关规定进行管理。
一、关于会计档案的销毁,需要满足什么样的条件?
依照《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)第十六条规定,单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。
第十八条规定,经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:
01
单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
02
单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
03
单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
二、会计档案的保管期限
《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)第十四条规定,会计档案的保管期限分为永 久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
三、会计档案销毁的注意事项
1、核实清楚会计档案是否保管届满。
2、对于保管期限届满的,提请单位组织相关机构或人员,共同对会计档案进行鉴定,并出具鉴定意见书,出席鉴定的所有人员在鉴定意见书上签字。
3、在按规定程序同意销毁后,在实际销毁时不能直接作为废品对外出售。纸质档案的,应多人见证下用碎纸机等粉碎,或直接运到造纸厂并派员(两人以上)减征销毁。电子档案的,也应采取类似的程序,应多人见证,并请专业人员销毁。见证人员与销毁人员,在会计档案销毁清册上签字。