有关机关单位应当根据“谁主办,谁负责”的原则进行管理,明确涉密会议管理职责。主办单位应当制订保密工作方案,根据会议主题、内容或文件、资料涉及国家秘密的最高密级,及时确定会议的密级,对参加人员提出保密要求,开展保密常识和保密防范知识教育,提出具体保密管理要求,并明确专人负责督促落实。
承办单位要按照主办单位要求,提供安全保密的环境、设施和设备,并对工作人员进行保密教育,明确工作人员的保密责任,要求其做好保密工作。
密行政管理部门应当对重大涉密会议的保密工作进行监督和指导,并提供必要的安全保密技术服务保障。
2.管理念好“保密诀”
对涉密会议文件的管理,应当严格按照国家秘密载体保密管理有关规定执行。涉密会议组织者会前应加强办公设备和场所保密技术检查和防护,对会议驻地采取保密管理措施。会议期间应做好会场保密保障和会场外可疑无线信号监测,跟踪会议文件、资料发放情况,对会议驻地进行保密巡查。会后应督促做好文件、资料的清退、回收、销毁和保密设备回收等工作,落实保密管理措施。
涉密会议特别注明要“会后收回”的或由会议代表带回单位交保密室保管的文件资料,参加人员应在会议结束时主动交回会议管理人员或退回单位保密室并办理退回签收手续,不得私自留存涉密文件资料,不得擅自记录、录音、摄像、拍照和摘抄,不得擅自复印涉密文件、资料等。
3.报道绷紧“保密弦”
近年来,由于信息公开保密审查不严导致涉密文件泄密的案例时有发生。对此有关机关单位还要在会议后严格信息上网审查,控制信息来源、落实审查制度、规范审查程序,从源头上防止涉密会议文件材料泄密事件的发生。
涉密会议有关方面接受采访或者公开报道应当经过批准,对是否涉密界定不清的,应当逐级报有权确定该事项密级的上级机关或保密部门审查确定,严防在宣传报道中造成失泄密事件。