从电子文件管理的整个过程来看,电子文件的销毁只是一个很小的环节,其重要性很容易被忽视。
事实上,销毁电子文件的范围和方法是否正确,也会对电子文件的管理产生重大影响。做好这项工作,非常有利于电子文档管理的健康发展。
一、到期销毁的必要性和要求
(A)必须销毁过期的电子官方文件
由于形成、传输和利用的便利,电子文档的数量急剧增加。虽然这些文档的存储空间远小于纸质文档,但大量的电子文档会增加电子信息系统的负担,不仅会降低系统响应检索和访问的速度,还会增加维护和存储的成本。
况且有些电子文件不具备长期保存价值,所以有必要销毁这些电子文件。
(二)到期销毁电子文件的要求。
1.时效性。公文销毁属于公文处理的一个环节。因此,应坚持公文处理的及时性原则。过期的公文不及时销毁,可能会给公文管理部门造成行政负担,增加不必要的麻烦,涉密公文不及时销毁也可能造成信息泄露。
2.准确性。销毁公文是因为过了一段时间就没必要保存了。如果需要销毁的文件没有完全销毁,会进行归档,然后移交档案室长期保存,会增加档案部门的工作,但这项工作没有实际意义。如果一些对以后工作有价值的文件被销毁,会影响文件的参考价值。
3.程序上的。公文处理的任何一个环节都要严格按照程序进行。文件的销毁不是直接把文件烧掉或者把磁性载体消磁,而是要经过严格的销毁程序和步骤。
要求全体干部职工充分认识加强涉密载体清理、清退和销毁工作的重要性,深刻认识做好涉密载体最后一道关口的重要意义,确保国家秘密在最后一道关口的安全,切实落实相关工作。